Современный человек проводит на работе от 6 до 10 часов в сутки, в течение всего этого времени он осуществляет рабочее взаимодействие.
Рабочее взаимодействие – это взаимодействие на работе касательно самой этой работы. Оно включает:
обмен информацией о персональных поручениях;
обсуждение и обработку актуальных данных;
обратную связь с руководителями и сотрудниками.
Рабочее взаимодействие может осуществляться лично, путём переписки, по видеосвязи или в рамках совещаний.
Рабочее взаимодействие может происходить в реальном времени или с некоторой задержкой (когда вы общаетесь по работе с помощью электронной почты, системы видеосообщений или через платформу для конференцсвязи).
Примерами рабочего взаимодействия выступают коллективные совещания, личные беседы, приём информации, обмен информацией о статусе проекта или ходе работ, совместная работа над задачами со специалистами из разных подразделений, невербальный обмен информацией.
Знание того, как обеспечить рабочее взаимодействие, является ключом к эффективной совместной работе. Отсутствие чёткого взаимодействия чревато недопониманием, ошибками и даже оскорблением чьих-то чувств.
Существует несколько основных принципов эффективного взаимодействия, которыми можно пользоваться независимо от характера рабочего взаимодействия:
Чёткость. Составляя письмо по электронной почте или формулируя производственный запрос, старайтесь чётко доносить то, что хотите сказать. Чем качественнее сформулирован вопрос, тем полнее и четче будет ответная информация.
Низкая конфликтогенность. Рабочее взаимодействие осуществляется для того, чтобы решить проблему или способствовать эффективной совместной работе над проектом или задачей. Эффективное рабочее взаимодействие позволяет выявлять препятствующие факторы и обеспечивать обратную связь, но главная цель при этом заключается в том, чтобы добиться улучшения текущей ситуации, минимизируя при этом конфликтное взаимодействие между коллегами.
Высокая коммуникативность между участниками производственного процесса. Любое рабочее взаимодействие представляет собой обмен информацией, даже если она передаётся невербальным способом и только одним человеком.
Для того, чтобы эти принципы осуществлялись, необходимы направленные и осознанные действия всех участников рабочего взаимодействия. Достичь цели должны хотеть все. Для эффективности рабочего взаимодействия:
- Учитывайте место и предмет взаимодействия.
Для обеспечения максимальной эффективности следует соблюдать некоторые правила относительно места и предмета взаимодействия.
Иногда понимание места взаимодействия – это уже полдела. В организации могут использоваться разные инструменты для обмена информацией, что делает вопрос выбора нужного средства ещё более важным. Какой вариант подходит для вашего вопроса или комментария? Требуется ли вам оперативный обмен информацией, или несрочного сообщения будет достаточно? Если вы не уверены, уточните у коллеги или руководителя, куда вам отправлять те или иные сообщения. Крайне важно, чтобы все следовали одним правилам.
- Развивайте навыки общения.
Общение – это основа эффективной работы в коллективе. Для развития навыков совместной работы в коллективе необходимо уметь общаться открыто и честно. Это не значит, что нужно всегда со всем соглашаться. Для эффективного взаимодействия очень важно знать, как правильно выражать несогласие и преодолевать разногласия.
Навыки совместной работы и общения напоминают вопрос, что было первым, курица или яйцо? Эффективное общение позволяет обеспечить конструктивную совместную работу, но при этом понимание того, как вести совместную работу, является ключевым компонентом эффективного общения. Фактически это означает, что со временем придётся отрабатывать навыки как совместной работы, так и общения. По мере повышения эффективности совместной работы вы будете улучшать навык обмена информацией и мнениями в рабочей обстановке, и как следствие, такое открытое взаимодействие позволит выполнять совместную работу ещё более слаженно.
- По возможности используйте личное общение.
Пожалуй, самый надёжный и проверенный способ избежать недопонимания – поговорить с человеком лично. Если приходится работать в виртуальном режиме, также подойдёт общение по видеосвязи. Личное общение особенно важно, когда предстоит непростой разговор. Бывает трудно передать правильную интонацию в письменном виде, поэтому в идеале желательно, чтобы собеседник видел вашу мимику и жесты.
При удалённом или распределённом режиме работы видеосвязь можно заменить разговором по телефону. Усталость от видеоконференций – это реальная проблема, которая способна заметно осложнить совместную работу и взаимодействие для коллективов, работающих в удалённом режиме. Общение по телефону снижает визуальную нагрузку и при этом позволяет слышать голос и интонацию собеседника.
- Контролируйте интонацию и жесты.
Общение – это не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите. Не допускайте скрещивания рук и резкого тона. Зачастую жесты могут не иметь никакого отношения к текущей ситуации, например, когда вы устали или испытываете стресс из-за каких-то личных переживаний. Но ваши коллеги, не зная этих обстоятельств, могут неправильно понять вас и предположить, что вы рассержены или чем-то расстроены, предубеждены в их адрес. Постарайтесь выглядеть и говорить спокойно, чтобы не давать ложных сигналов, особенно когда предстоит сложный разговор.
- Отдавайте предпочтение двустороннему общению.
Слушать собеседника так же важно для эффективности рабочего взаимодействия, как и говорить. Для качественной совместной работы в коллективе важно выслушивать чужие идеи, а не только излагать собственные.
Существует два распространённых варианта слушать других: слушать, чтобы ответить, и слушать, чтобы понять. Когда вы слушаете ради того, чтобы ответить, то в первую очередь уделяете внимание собственным высказываниям, а не тому, что говорит собеседник. При таком способе слушать вы рискуете упустить ключевую информацию или даже повторить уже сказанное собеседником.
Лучше стараться слушать, чтобы понять собеседника, то есть слышать, что он говорит, а не думать, что ему ответить. Если вы надумаете что-то сказать, запишите эту мысль, чтобы можно было продолжить слушать собеседника, а не пытаться удержать в голове то, что вы собираетесь сказать дальше.
- Оперируйте фактами, а не предположениями.
В данном случае «факты» – это то, что действительно имело место, и то, с чем никто из присутствующих не станет спорить, а «предположение» – это ваша интерпретация той или иной ситуации.
Например, ваш руководитель озвучивает оценку вашей работы во время совещания. Это факт. Вы не ожидали такой оценки и предполагаете, что руководитель высказался при всех, а не оставил это для беседы с глазу на глаз, потому что он недоволен вашей работой. Это предположение, поскольку вы точно не знаете, правда ли это.
Предположения неизбежны, ведь мы все строим их на основе фактов. Но старайтесь отделять предположения от фактов и не руководствуйтесь ими, если не можете их подтвердить. Например, можно поговорить с руководителем лично и спросить, почему он озвучил свою оценку на коллективном совещании.
Помните, большинство проблем, в том числе в профессиональной деятельности, можно решить с помощью общения, контакта, взаимодействия.
Главный специалист отдела ПК Кондратенко Е.В.
Начальник отдела ПК Белопольская А.И.