Тайм-менеджмент. Ошибки планирования времени.

Какими бы разумными и прогрессивными в планировании своего времени люди себя не считали, любой мозг попадает в ловушки – когнитивные искажения – это своего рода баги в работе мозга, которые заставляют принимать нелогичные решения и совершать ошибки.

Такие баги встречаются и в тайм-менеджменте: зачастую именно они мешают действовать эффективно и достигать поставленных целей.

Что же такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это техники и методы для управления временем, самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Ошибки планирования времени (тайм-менеджмента) могут быть связаны с техническими проблемами, влиянием внешних факторов или психологическими барьерами. Рассмотрим несколько ключевых ошибок, которые мешают грамотно управлять рабочим и личным временем:

• Нереалистичные или завышенные ожидания. Многие сторонники тайм-менеджмента уверены, что к концу дня необходимо обязательно выполнить все задачи, даже, если их количество исчисляется десятками. В результате планирование замыкается на установке «успеть всё любой ценой», человек не рассчитывает свои силы, и тайм-менеджмент не работает уже на старте.
• Невнимание к деталям. На работе и дома человек выполняет множество задач «на автомате» и не включает их в свой план. Рутина накапливается, и такие задачи создают дисбаланс в расписании. Человек тратит на них много времени, хотя в графике их вообще нет, в итоге не успевает выполнить запланированное и нервничает.
• Отвлекающие факторы. Прочитать или написать сообщение в соцсети, сходить на кофе-брейк, просмотреть рассылки в почте – простые действия занимают по отдельности две-три минуты. Однако в сумме это может вылиться в несколько часов неэффективного времени. Именно подобные отвлекающие факторы чаще всего мешают грамотному тайм-менеджменту.
• Неверный выбор методики. Каждая техника управления временем работает для определённого круга задач. Если человек использует сразу все техники или, наоборот, фокусируется на одной, но неподходящей, тайм-менеджмент неэффективен.
• Нехватка самодисциплины. Тайм-менеджмент не добавит человеку эффективности, если он занимается запланированными задачами по принципу «будет время/желание – сделаю». Независимо от методики необходимо выработать самодисциплину.
• Неверная постановка целей. Например, человек в своём календаре настроил напоминание на пятницу «Стать более организованным». Но эта цель чересчур размыта. Нужно конкретизировать её и разделить на этапы.
• Дисбаланс между работой и личной жизнью. Если человек не отдыхает, никакие методики тайм-менеджмента не спасут его от выгорания. Важно уделять внимание всем аспектам жизни – как рабочей, так и личной, и восстановлению сил в том числе.
• Слишком длительное планирование. Если ставятся цели на 6-12 месяцев, высока вероятность запутаться в списках дел на ближайшие дни. Обстоятельства постоянно меняются, и не всегда есть смысл в долгосрочных целях.
• Неудобный способ планирования. Список задач составляется на бумажных листах и постоянно теряется. Необходимо найти такой инструмент, в котором цели и задачи всегда будут под рукой. Это может быть специализированное приложение для тайм-менеджмента или электронный календарь. Главное, чтобы было легко и удобно с ним работать.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что тайм-менеджмент не будет эффективным, если человек предъявляет к себе завышенные требования и не уделяет внимания деталям. Чтобы тайм-менеджмент стал эффективным, нужно сочетать планирование, расстановку приоритетов, контроль за временем и мотивацию. Универсальных решений нет – каждый метод адаптируется под конкретного человека.

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизация, планирование и структурирование.

То есть, чтобы выполнить задачу, необходимо:

• расставить приоритеты, то есть определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению;
• правильно спланировать, а именно разобраться, когда ее следует сделать, и сколько времени на это уйдет;
• структурировать, важно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Проанализируйте, из каких этапов состоит ваш день, добавьте в план ежедневные рутинные задачи, общение с коллегами и прогулки, пробуйте разные техники. Так вы найдёте идеальный для вас вариант управления временем.

Чем больше задуманного человек успевает сделать, тем лучше качество его работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Источники:

1. «Ошибка планирования» сайт https://singularity-app.ru/blog/oshibka-planirovaniya/
2. «10 когнитивных искажений, мешающих вам быть продуктивными и достигать целей» сайт https://singularity-app.ru/blog/kognitivnye-iskazheniya/
3. «Основные ошибки тайм-менеджмента» сайт https://media.mts.ru/business/208699-tajm-menedzhment-tipichnye-oshibki
4. «Почему тайм-менеджмент не работает – и как это исправить» сайт https://vc.ru/hr/2208958-oshibki-taym-menedzhmenta-i-kak-ikh-izbezhat
5. «Главные ошибки тайм-менеджмента: почему не работает тайм-менеджмент» сайт https://mts-link.ru/blog/pochemu-ne-rabotaet-tajm-menedzhment/
6. «10 ошибок планирования» сайт https://alpinadigital.ru/blog/10-oshibok-planirovaniya/
7. «Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем» сайт https://trends.rbc.ru/trends/education/606335659a7947a191c4b092